SABER ADMINISTRAR ARCHIVOS 2
El archivo digital es el conjunto de documentos digitales producidos y recibidos por una persona, en razón de las diferentes actividades desarrolladas durante su vida, organizados en forma natural y agrupados por asuntos, siguiendo el orden en que se han producido y recibido, para ser utilizados como prueba y testimonio, garantía de derechos y expresión de sus deberes.
Manual de uso para archivos
2. Saber administrar archivos
Conocimientos y habilidades necesarias para la manipulación (copiar, pegar, borrar, renombrar, buscar, comprimir, convertir, etc.), edición de contenido y sus atributos; además de transferencia local de archivos (disco duro interno o externo, disco óptico, memoria USB), por proximidad (bluetooth, casting, airdrop) o de forma remota (como adjunto, por imbox o en la nube).
Se deberá saber utilizar los siguientes archivos digitales:
• Reconocer y diferenciar los tipos de archivos de acuerdo a su formato (texto, datos, imágenes, audio, video) y ubicación (local o remoto); así como identificar las características principales de cada formato a fin de poder determinar si es factible la conversión entre formatos –incluida la valoración de la posible pérdida de información o calidad del contenido del archivo–, la transferencia o publicación.
• Distinguir los atributos de un archivo y saber cómo modificarlos a fin de asignar nombre de autor, fecha y comentarios al archivo desde el sistema operativo.
• Almacenar, organizar archivos, utilizar nomenclaturas adecuadas para el control de versiones.
• Descargar y subir/adjuntar archivos tanto en correo electrónico; como en redes sociales genéricas (Facebook); plataformas educativas (Eminus) y servicios de almacenamiento en la nube (Dropbox o Google Drive).
• Extraer, transferir y administrar archivos generados mediante el uso de distintos tipos de software especializado (como sistemas de información geográfica, software estadístico, etc.), a fin de realizar compresiones necesarias para su manipulación; o para su transferencia u hospedaje en sistemas locales (dispositivos de almacenamiento como USB)
o remotos (en la nube).
• Convertir entre formatos de archivos, con énfasis en los archivos de datos e imágenes para que, por ejemplo, logren convertir de un archivo .TXT a un .RTF o de un .TIFF a .BMP y viceversa.
• Comprimir y descomprimir archivos mediante herramientas como Winzip o Winrar.
Las 3 fases para administrar tu archivo digital
En el transcurso de la vida vamos generando una gran cantidad de información y documentación. Cada vez es más raro ver carpetas llenas de papel con facturas o cartas, o mismamente álbumes fotográficos impresos en nuestras casas. Nuestra vida se torna hacia un mundo digital en el cual el espacio que ocupa nuestra documentación ha pasado de estar en estanterías, cajas y cajones a ocupar gigas y gigas de memoria en discos duros físicos, virtuales, servidores, tarjetas de memoria, memorias USB… y a ver quién se acuerda de los CDS ahora.
Fase I. Identificar tu archivo digital personal
En esta primera fase es importante identificar donde tienes los documentos digitales, con cuales te vas a quedar y qué estructura elegirás para organizar la documentación.
¿Dónde están? Identificar dónde se encuentran los documentos digitales.
¿Qué es importante? Decidir y escoger los documentos que requieren su organización, a partir de su calidad e importancia.
¿Cómo organizar? Definir una estructura para organizar los documentos digitales de acuerdo a sus necesidades.
Fase II. Organizar tu archivo digital personal
En esta segunda parte es importante el nombramiento de los archivos de acuerdo a unos criterios, la decisión de donde vas a guardar toda esa información y el tema de la actualización constante para no ir acumulando sin control.
¿Cómo nombrar? Denominar cada uno de los archivos de acuerdo con: temas, personas, lugares, eventos, fechas o lo que se considere importante para la búsqueda y recuperación de información.
¿Dónde guardar? Definir el medio donde se almacenarán los documentos digitales.
¿Cómo actualizar? Agregar periódicamente a la estructura los nuevos documentos digitales generados y eliminar de esta aquellos documentos digitales que no tengan importancia.
Fase III. Preservar tu archivo digital personal
En esta tercera fase es importante la realización de copias de seguridad con la finalidad de proteger tu archivo personal digital, la revisión periódica para ver si siguen funcionando correctamente y las copias de seguridad.
¿Cómo proteger? Realizar copias de seguridad y guardarlas en lugares diferentes.
¿Cómo mantener? Revisar periódicamente los documentos digitales y cerciorarse de su correcta visualización y/o audición.
¿Cómo prolongar? Crear nuevas copias de medios cada 5 años o cuando sea necesario para evitar la pérdida de datos.
Como saber administrar archivos:
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